Счёт за ручную работу никогда не приходит. Зарплата приходит, аренда приходит, подписка на сервис приходит — а за то, что менеджер каждый день полчаса переносит заказы из почты в таблицу, счёта нет. Поэтому такие операции живут годами: их никто не считал.
Считаются они за пять минут, и результат обычно неприятный. Ниже — метод, четыре ошибки, которые превращают расчёт в самообман, и что делать, если ответ получился «не окупается».
Посчитать можно прямо здесь: калькулятор стоимости ручной операции. Он же умеет отвечать «оставьте человеку» — об этом в конце.
Формула, в которой нет ничего сложного
Минут на операцию × раз в день × рабочих дней в месяц × человек ÷ 60 = часов в месяц. Умножить на стоимость часа — получите месяц. Умножить на двенадцать — год.
Двенадцать минут, восемь раз в день, один человек, двадцать один рабочий день: 33,6 часа в месяц, 403 часа в год. При шестистах рублях за час — 242 тысячи рублей в год за операцию, которая по ощущениям занимает «ну минут десять».
Ощущение «минут десять» и есть причина, по которой такие вещи не считают. Десять минут — это мало. Четыреста часов — это два с половиной месяца работы человека.
Стоимость часа — не оклад, делённый на часы
Первая ошибка счёта. Человек стоит дороже, чем написано в его договоре.
Возьмите то, что реально уходит из кассы за него в месяц: оклад, налоги и взносы, рабочее место, техника, доля отпускных. Разделите на фактически отработанные часы — не на календарные 160, а на те, что остаются после отпуска и больничных, это примерно 145–150.
Обычно получается в полтора раза больше, чем «оклад ÷ 160». Если считать по окладу, вся дальнейшая арифметика занижена в те же полтора раза.
Автоматизация не снимает операцию целиком
Вторая ошибка, и самая частая. В расчёт закладывают, что после внедрения на операцию уходит ноль времени. Так не бывает почти никогда.
Остаётся то, что не влезло в правила: заказ с опечаткой в адресе, клиент, который написал «как в прошлый раз», поставщик, который поменял формат выгрузки. Остаётся присмотр: кто-то раз в день смотрит, что всё прошло. В наших работах доля, которая реально снимается с человека, обычно семьдесят-девяносто процентов. Сто процентов встречается только у операций, где нет исключений вообще — а такие операции обычно и автоматизированы давно.
Поэтому в калькуляторе есть поле «снимается с человека». Восемьдесят процентов — честная точка отсчёта. Если вам обещают сто, спросите, что будет с заказом, в котором адрес написан с ошибкой.
У решения есть стоимость после запуска
Третья ошибка. Автоматизация — не покупка, а владение.
Чужие системы меняются без предупреждения: площадка переделала страницу, банк обновил формат выписки, у поставщика поменялся протокол. Решение, которое читает чужие данные, требует внимания несколько раз в год. Решение, которое живёт внутри вашего контура и ни от кого не зависит, может не требовать ничего годами.
Разница принципиальная, и её стоит выяснить до начала работы. Вопрос исполнителю формулируется так: от скольких чужих систем зависит результат и что происходит, когда каждая из них меняется. Если ответа нет, стоимость владения неизвестна, и считать окупаемость рано.
Освободившиеся часы — ещё не деньги
Четвёртая ошибка, и она не арифметическая.
Если после автоматизации человек остаётся в штате и делает то же, что раньше, минус эта операция, — вы не сэкономили денег. Вы освободили время. Деньгами оно станет, только если это время чем-то занять: взять больше заказов, перестать искать второго сотрудника, снять переработки.
Это нормальная и частая ситуация: у малого бизнеса узкое место обычно не в деньгах, а в том, что людей физически не хватает. Тогда автоматизация покупает не экономию, а пропускную способность — возможность обработать вдвое больше заказов теми же людьми. Но считать это надо честно и другими словами, иначе через полгода выяснится, что «экономии» в отчёте нет.
Когда автоматизация не окупается
Ответ «не окупается» — нормальный, и он встречается чаще, чем принято думать. Три типичных случая.
Операция редкая. Пять минут раз в неделю — это четыре часа в год. Никакая разработка не окупится, сколько ни считай.
Операция дешёвая, а исключений много. Если автоматизация снимает только половину, а поддержка стоит как треть экономии, срок возврата уходит за горизонт, на котором процесс ещё будет прежним.
Процесс скоро изменится. Автоматизировать то, что через полгода переделают, — значит заплатить дважды. Здесь правильный ответ не «автоматизировать», а сначала привести процесс в устойчивый вид.
Есть и четвёртый случай, который в калькуляторе не виден: операцию можно не автоматизировать, а отменить. Иногда сверка существует потому, что два отдела ведут одну и ту же таблицу. Тогда дешевле убрать вторую таблицу, чем автоматизировать сверку между ними. Мы предлагаем такое регулярно, и это единственный вид работы, от которой нам выгодно отговорить.
Что делать с ответом
Если получилось меньше года — считайте ещё раз с завышенной стоимостью и заниженной долей снятия. Если и тогда меньше года, тянуть дороже, чем делать.
Если получилось два-три года — вопрос не в деньгах, а в устойчивости процесса. Останется ли он тем же? Если да, беритесь. Если нет, сначала процесс.
Если не окупается — не автоматизируйте. Это честный ответ, и он бесплатный.
Посчитать свою операцию: калькулятор стоимости ручной операции. Ссылкой на расчёт можно поделиться — числа лежат в адресе страницы.
Если по вашим числам получается, что окупается, расскажите про операцию — скажем, что из неё снимается, а что придётся оставить человеку.